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Comment calculer les effectifs d'une entreprise ?
Question-réponse

Le calcul des effectifs d'une entreprise est indispensable pour connaître les obligations et les cotisations sociales de l'employeur. Seules les personnes qui sont liées à l'entreprise par un contrat de travail au cours de l'année passée sont prises en compte. Certaines catégories de salariés sont exclues du décompte. Les effectifs de tous les établissements sont additionnés.

À noter
L'Urssaf calcule les effectifs de l'entreprise d'après les données fournies par l'employeur sur sa déclaration sociale nominative (DSN). Ces données sont consultables sur le compte Urssaf (espace en ligne) de chaque entreprise.

Le nombre de salariés d'une entreprise détermine les principaux éléments suivants :

Équivalent temps plein (ETP) et durée légale de travail

Équivalent temps plein (ETP)

Un ETP est une unité de mesure proportionnelle au nombre d'heures travaillées sur une année par un salarié à temps plein.

Il s'agit des salariés ayant un contrat de travail avec l'entreprise, même s'ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).

L'ETP sert à calculer l'effectif moyen mensuel.

Exemple
1 salarié à mi-temps sur 12 mois = 0,5 ETP pour l'année2 salariés à mi-temps sur 12 mois = 1 ETP (0,5 ETP x 2) pour l'année1 salarié à temps plein sur 6 mois = 0,5 ETP pour l'année

Durée mensuelle légale de travail

L'équivalent temps plein (ETP) est calculé à partir de la durée mensuelle légale de travail, égale à 151,67 heures par mois.

La durée mensuelle légale de travail (égale à 151,67 heures) est une moyenne rapportée à l'année. Elle diffère donc de la durée de 35 heures hebdomadaires multipliée par 4 semaines.

Elle est calculée de la façon suivante : 35 heures hebdomadaires x 52 semaines = 1 820 heures pour l'année, ce qui fait 1 820 h/12 mois = 151,67 heures par mois.

Effectif global

L'effectif global sert à déterminer les cotisations dues par l'entreprise et la périodicité de ces cotisations.

L'effectif salarié annuel est déterminé au 1er janvier. Pour calculer l'effectif global, il faut prendre en compte le nombre de salariés présents dans l'entreprise au cours des mois civils de l'année passée. Le calcul s'effectue sur les effectifs de tous les établissements de l'entreprise confondus.

Il s'agit des salariés ayant un contrat de travail avec l'entreprise, même s'ils sont absents momentanément (maternité, maladie, congés, formation, etc.).

Chaque salarié compte pour une unité, quelles que soient la durée et les conditions de travail.

Effectif moyen mensuel (EMM) et effectif moyen annuel (EMA)

L'effectif moyen annuel (EMA) et l'effectif moyen mensuel (EMM) servent à déterminer le type de cotisations que l'entreprise doit ou non payer et les obligations sociales auxquelles elle est soumise.

Ils sont calculés en nombre d'ETP (équivalent temps plein).

Il s'agit d'une moyenne rapportée à l'année et au mois.

Pour calculer l'effectif moyen annuel (EMA), il faut d'abord calculer l'effectif moyen mensuel (EMM) pour chaque mois de l'année passée.

Ces effectifs sont calculés par l'Urssaf d'après les données remplies par l'employeur dans la déclaration sociale nominative (DSN).

À noter
Parmi les obligations calculées en fonction de l'effectif, il y a l'obligation d'embauche de travailleurs handicapés (OETH) (effectif moyen annuel).

Pour calculer l'effectif d'une entreprise (moyen, annuel ou global), il faut prendre en compte les catégories de salariés suivantes :

Catégories de salariés comptabilisés et modalités de décompte

Catégories

Modalités de décompte

Salariés en CDI à temps plein, qu'ils soient présents ou absents pour maladie ou congé

Les salariés suivants sont comptés pour une unité chacun :

  • Salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures)

  • Salariés en forfait jours, quelle que soit la durée de leur forfait

  • Salariés dont le contrat de travail est suspendu (congé de maternité, d'adoption ou congé parental d'éducation par exemple)

Travailleurs à domicile

Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures) sont comptés pour une unité chacun

Salariés en CDD

  • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures) sont comptés pour une unité chacun

  • Les salariés ayant travaillé à temps partiel sont comptés au prorata de leur temps de travail

  • Les salariés en CDD qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen

Salariés en CDI intermittent

  • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures) sont comptés pour une unité chacun

  • Les salariés ayant travaillé à temps partiel sont comptés au prorata de leur temps de travail

Salariés mis à disposition par une entreprise extérieure et présents depuis au moins 1 an, salariés d'un contrat de travail temporaire (intérimaires)

  • Les salariés ayant travaillé la totalité du mois (151,67 heures) sont comptés pour une unité chacun

  • Les salariés ayant travaillé à temps partiel sont comptés au prorata de leur temps de travail

  • Les salariés qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen

À noter : les salariés venant d'ETT sont comptés uniquement dans l'entreprise d'origine (ETT) et non dans l'entreprise d'accueil utilisatrice, tout comme les salariés en portage salarial ou issu d'un groupement d'employeurs

Salariés à temps partiel en CDD ou en CDI qu'ils soient présents ou absents pour maladie ou congé

Chaque salarié est pris en compte au prorata de son temps de travail (somme totale des horaires inscrits dans le contrat de travail / durée légale ou conventionnelle du travail)

Les salariés à temps partiel qui remplacent un salarié absent ne sont pas pris en compte dans le calcul de l'effectif moyen
À noter
Pour en savoir plus vous pouvez consulter la page de l'Urssaf et le Bulletin officiel de la Sécurité sociale consacré au calcul des effectifs.

Certaines personnes ne sont pas comptabilisées dans l'effectif (global, annuel ou mensuel).

Les catégories suivantes ne sont pas prises en compte :

  • Salarié en CDD et travailleur temporaire lorsqu'ils sont embauchés pour remplacer un salarié absent

  • Volontaires en service civique

  • Salarié en alternance : contrat d'apprentissage ou de professionnalisation. Cependant, pour la tarification liée aux accidents du travail et aux maladies professionnelles, elles sont comptabilisées.

  • Salarié en contrat initiative-emploi (CUI-CIE) ou contrat d'accompagnement dans l'emploi (CAE). Cependant, elles sont comptabilisées pour apprécier le seuil de mise en place des instances représentatives du personnel.

  • Salarié français expatrié, dès lors que leur affiliation au régime français de sécurité sociale n’est pas maintenue

Ne sont pas non plus comptabilisées dans les effectifs les personnes qui ne sont pas titulaires d’un contrat de travail. Il s'agit par exemple des stagiaires, des mandataires sociaux, des vendeurs à domicile indépendant.

À noter
Pour en savoir plus vous pouvez consulter la page de l'Urssaf et le Bulletin officiel de la Sécurité sociale consacré au calcul des effectifs.

Il existe des cas particuliers, notamment :

Pour calculer l'effectif moyen annuel (EMA), il faut d'abord calculer l'effectif moyen mensuel (EMM) pour chaque mois de l'année passée.

À noter
Les effectifs moyens mensuels et annuels sont mis à disposition des déclarants sur le compte Urssaf en ligne.
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Urssaf Caisse nationale (ex-Acoss)

Exemple d'effectif moyen mensuel

Prenons les effectifs suivants en ETP pour une entreprise pour 1 mois donné :

Exemple d'effectif moyen mensuel (en ETP)

Nombre de salariés à retenir dans le calcul = nombre d'ETP

10 CDI à temps complet

10 ETP

2 CDI à temps partiel ayant travaillé chacun 65 heures : 65 h x 2 /151,67 h = 0,86

0,86 ETP

1 CDD à temps complet pour augmentation d'activité présent au cours des 12 derniers mois

1 ETP

1 CDD de 6 mois à 100 heures par mois

6 mois/12 mois x (100 heures / 151,67 heures) = 0,32 ETP

0,32 ETP

1 apprenti

0 ETP

Effectif du mois

12,18 ETP

Ce calcul doit être fait pour chaque mois de l'année.

Ensuite il faut additionner le nombre total d'ETP sur l'année et le diviser par 12 mois.

Exemple d'effectif moyen annuel

Exemple d'effectif moyen annuel (en ETP)

Janvier

Février

Mars

Avril

Mai

Juin

Juillet

Août

Sept.

Oct.

Nov.

Déc.

Total

14,86

11

9

10

8

8

7

7

10

11

13

10

118,86

Dans cet exemple, l'effectif moyen annuel est égal à 118,86 ETP divisé par 12 mois, soit 9,90 ETP.

Le chiffre est arrondi au centième inférieur, soit 2 chiffres après la virgule.

Attention
Il faut compter uniquement le nombre de mois où l'entreprise a embauché et accueilli réellement des salariés. Donc pour une entreprise créée en cours d'année, il faut faire la somme des effectifs mensuels depuis la date de création de l'entreprise jusqu'au 31 décembre et diviser par le nombre réel de mois. C'est aussi le cas si l'entreprise n'a embauché aucun salarié pendant certains mois de l'année.

Exemple d'effectifs pour une entreprise d'activité saisonnière

Prenons une entreprise qui a eu une activité saisonnière sur 6 mois dans l'année passée, du 1er mai au 31 octobre.

Elle comprenait 11 ETP en mai et en octobre, 15 ETP en juin et 23 en juillet, en août et en septembre.

L'effectif moyen annuel est égal à : (11 + 15 + 23 + 23 + 23 + 11) / 6 = 106/6, soit 17,66 ETP.

Le chiffre est arrondi au centième le plus proche (soit 2 chiffres après la virgule).

Nombre d'ETP par mois pour une entreprise d'activité saisonnière

Janvier

Février

Mars

Avril

Mai

Juin

Juillet

Août

Sept.

Oct.

Nov.

Déc.

Total

0

0

0

0

11

15

23

23

23

11

0

0

106

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Références

Modifié le 01/07/2024 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
source www.service-public.fr